Quando: la decisione che puoi sempre prendere

Il tempo non è tutto uguale: lo è in quantità ma non in qualità.

Pur avendone un’esperienza molto concreta e intuitiva, raramente utilizziamo questa informazione per migliorare la nostra quotidianità.

Siamo –infatti – più preoccupati di calcolare quanto tempo riusciremo a dedicare alle mille cose che dobbiamo fare, inseguendo un ideale mix tra il calcolo scientifico dei tempi e l’arte magica degli incastri.

Eppure, prima di occuparci dell’agenda vera e propria, sarebbe fondamentale porsi queste due domande

• Quali sono le cose che veramente devo fare?
• Qual è il momento migliore per farle?

Se la prima domanda ci porta a riflettere su cosa è realmente essenziale nella nostra vita, la seconda riporta il focus su di noi e sulle nostre energie.

Il momento migliore è quello in cui non sprechiamo energie, quello in cui il ritorno sull’investimento è almeno soddisfacente.
Il momento migliore non è determinato da altri, ma da noi in prima persona in base alla conoscenza e all’ascolto che abbiamo di noi stessi.

Scienza e cronotipi

Come ho già avuto modo di raccontare qui gli esseri umani non vivono la giornata esattamente nello stesso modo.
Ciò nonostante, per ogni persona, tutte le giornate seguono un andamento energetico che si replica quotidianamente.
La scienza descrive questo fenomeno con il concetto di cronotipo: significa che le nostre funzioni biologiche, durante il giorno, alternano ritmi differenti, il che influenza la nostra fisiologia e anche la nostra psicologia.
Ci sono i“Gufi”che preferiscono iniziare tardi la giornata e prolungarla molto dopo il tramonto.
E le “Allodole” che si sentono piene di energie durante la mattina ma perdono la loro spinta nel tardo pomeriggio.

La cosa interessante da sottolineare è che queste caratteristiche hanno un impatto notevole ( con differenze a doppia cifra!) sulle attività che svolgiamo: ricerche e studi in tutto il mondo hanno dimostrato – ad esempio – che gli studenti universitari hanno punteggi nettamente più elevati se sostengono l’esame nelle prime ore del giorno, cosi come è stato osservato che gli errori in ambito chirurgico sono statisticamente più frequenti nelle ore pomeridiane.

Come sono spiegabili questi fenomeni?

Ogni persona – nell’arco di una giornata – ha due picchi di energia: uno mattutino e uno pomeridiano.
Dall’altro lato, circa sette ore dopo il risveglio si ha il livello più basso di energie della giornata.

Come ci può essere utile tutto questo?

Identificando questi momenti cruciali saremmo in grado di massimizzare la riuscita dei nostri sforzi.
E -senza dubbio -utilizzare queste informazioni per gestire la nostra agenda sarebbe un ottimo modo per rendere più efficace ed efficiente la gestione delle attività ed ottimizzare le nostre routine.

Quando: la decisione che puoi sempre prendere

Il tempo è nostro e di nessun altro.

Perciò la responsabilità di gestirlo è nostra.

Ecco perché, se desideriamo impiegarlo in modo significativo perché divenga fonte di soddisfazione, dobbiamo metterci nelle condizioni di svolgere al meglio le diverse attività a cui ci dedichiamo.

Diversamente dalla gestione del tempo, non possiamo scegliere tutte le attività che entrano nella nostra giornata.
Alcune sono imposte dalle regole, altre dal contesto e cosi via.
Spesso, però, siamo così rassegnati sulla questione dell’obbligo – parola che per la maggior parte delle persone non è particolarmente motivante- da affrontarle in toto nella modalità “passiva”, come se il fatto che siano obbligatorie, non ci consentisse alcuno spazio di decisione e gestione.

Anche se non sei tu a decidere tutta la lista delle attività che devi svolgere, certamente puoi scegliere quando farle.

Hai mai pensato di organizzare le attività tenendo conto del momento in cui rendi al meglio?

D’altro canto, se – come abbiamo detto – il tempo non è tutto uguale, non lo sono nemmeno le attività che svolgiamo. Durante una giornata affrontiamo attività di lettura ed analisi (dalle mail alla stesura di un contratto o di una report…), attività creative (progettare una ristrutturazione, un blog o scrivere un biglietto d’auguri…), attività sociali (partecipare ad una festa, fare una presentazione ad una riunione, andare ad un appuntamento commerciale…) e cosi via.

Rendere al meglio è il risultato (o meno) del modo in cui noi combiniamo questi due elementi. I criteri che ci orientano nel raggiungimento di questo obiettivo sono fondamentalmente questi:

• dedicare i momenti di picco delle nostre energie alle attività più rilevanti
• collocare il tipo di attività nel momento più congeniale

E – solitamente- siamo nella condizione di esercitare entrambe queste opzioni*.

*A chi avesse qualche dubbio in merito, pongo questa domanda: se anche vi fate trascinare dal flusso degli eventi, da suggerimenti di altri o dalle vostre abitudini, non state comunque prendendo una decisione?

Sperimenta: scegliere il momento giusto in 3 mosse

Per massimizzare il tuo ritmo biologico naturale la regola-chiave è cercare di assecondarlo il più possibile. In questo modo le tue energie saranno convogliate su ciò che stai facendo anziché disperdersi nello sforzo di dover andare “contro natura”.

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente avrai voglia di sperimentare quali effetti potrebbe avere su di te questo approccio.

Allora, ecco qui i 3 passi per iniziare la tua sperimentazione

1. Per prima cosa determina il tuo cronotipo.
   Lo puoi fare ricercando online qualche test.
   Oppure puoi farlo in modo empirico, provando tenere una sorta di diario per un paio di settimane: annota l’ora in cui ti alzi e l’ora in cui ti addormenti; l’ora in cui senti di avere avuto il massimo livello di concentrazione e il massimo livello di energia fisica nella giornata. Fallo sia nei giorni lavorativi che in quelli di vacanza/riposo. Rileggi il tutto e verifica quale pattern ( in italiano lo chiameremmo“schema di fondo”) ritrovi nelle diverse giornate.
2. Definisci che cosa vuoi / devi fare: fissare un appuntamento con un cliente importante? Un colloquio di lavoro? Scrivere la tua tesi di laurea?
3. Definisci l’agenda: una volta che avrai completato i primi 2 passaggi sarà piuttosto semplice prendere una buona decisione.
   Ma preferisco pubblicare anche questa tabella perché credo che potrebbe esserti utile, soprattutto all’inizio:

Ipotizziamo che il tuo cronotipo sia l’Allodola.
Se sei una manager potresti iniziare a pianificare i meeting con interlocutori importanti al mattino ed i brainstorming per innovare il tuo prodotto nel tardo pomeriggio.
Se – invece – sei uno scrittore potresti dedicare alle attività di ricerca ed editing le prime ore del giorno e alla scrittura degli articoli il pomeriggio.

Ora dovresti avere tutte le informazioni necessarie per provare ad adottare una nuova modalità per prendere le vostre piccole decisioni quotidiane sul quando fare le cose.

Ma –  a questo punto- vorrei aggiungere un’ultima considerazione: per quanto le evidenze scientifiche ci possano supportare e guidare, ricordiamoci sempre che la scienza non è infallibile, anche se è decisamente molto affidabile. Ci può dare una valida base per la costruzione delle logiche e le strategie di decisione. Ma rimane sempre la variabile personale ed individuale.

Perciò: sperimentate, sperimentate, sperimentate.

E valutate i risultati.

Se vi va di condividerli nei commenti potrebbe nascere uno scambio ricco e stimolante.

.